Definisi Invoice dan Cara Mudah Membuat Invoice

Sebagai pelaku bisnis, terutama pihak penyedia produk baik barang ataupun jasa, tidak hanya harus mengerti mengenai penjualan. Segala hal yang berhubungan dengan penjualan pun harus dipahami. Salah satunya adalah dalam hal pembuatan dokumen.

Karena tentu akan sangat disayangkan apabila pandai berjualan, namun tidak mengerti pembuatan dokumen. Padahal, banyak sekali dokumen – dokumen penting yang harus ada dalam transaksi bisnis.

Salah satu dokumen penting tersebut adalah invoice. Invoice adalah dokumen penting yang biasa disebut sebagai faktur. Untuk lebih jelasnya mengenai invoice, akan dijelaskan di sub bab di bawah ini.

Definisi Invoice adalah

Sumber: https://www.rental.academy/cash-payments-benefits-disadvantages/

Invoice adalah dokumen penting yang dikeluarkan oleh perusahaan dan ditujukan kepada pembeli atas transaksi kredit yang telah terjadi. Fungsi utama dari invoice adalah sebagai dokumen penagihan yang sah dan kedudukannya kuat. Penagihan ini dilakukan apabila pihak pembeli belum membayarkan tagihannya hingga batas waktu pembayaran.

Invoice sendiri dibuat dalam tiga rangkap, dimana dokumen asli disimpan oleh perusahaan sebagai arsip. Rangkap pertama diberikan kepada bagian penjualan, rangkap kedua diberikan kepada bagian keuangan perusahaan, dan rangkap ketiga diberikan kepada pihak pembeli.

Invoice sendiri dapat dikirimkan baik dalam bentuk offline maupun online. Dalam bentuk offline, invoie biasanya dibuat dengan kertas berbagai warna. Biasanya terdiri dari warna putih, merah, serta kuning. Sementara jika online, invoice dikirimkan melalui email dan tidak berpatokan pada warna.

Unsur yang ada pada Invoice adalah

Sumber: https://home.paynearme.com/blog/keys-to-success-for-accepting-rent-payments-in-cash/

Di dalam invoice, memuat unsur – unsur informasi penting dalam transaksi. Unsur tersebut diantaranya:

  1. Keterangan Penjual dan Pembeli

Keterangan penjual dan pembeli ini ada di bagian atas invoice. Keterangan penjual dan pembeli ini memuat seluruh informasi dari transaksi, diantaranya nama serta kontak dari penjual dan pembeli. Salah satu kemudahan invoice adalah dapat dibuat menggunakan software akuntansi, sehingga di bagian ini hanya perlu memasukkan alamat email dari pembeli. Namun memang sebaiknya, alamat kantor dari pembeli juga harus dicantumkan untuk memudahkan kegiatan surat – menyurat.

  1. Tanggal

Tanggal juga dicantumkan pada bagian atas surat, dimana tanggal ini adalah tanggal tagihan dibuat. Pihak penjual juga harus mencantumkan jangka waktu pembayaran spaya pihak pembeli mengetahui kapan waktu jatuh tempo pembayaran.

  1. Nama PIC (Person in Charge)

Nama PIC atau orang yang dihubungi dalam segala hal yang berhubungan dengan invoice juga harus dicantumkan. PIC ini mencantumkan nama baik dari pihak penjual maupun pihak pembeli yang bertanggung jawab atas transaksi yang tertuang dalam invoice.

  1. Daftar dan Deskripsi dari Produk yang Dibeli

Deskripsi tiap produk yang dibeli penting, dan tentu baik jika ditulis secara lengkap. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya penolakan pembayaran karena ketidaktahuan dari produk yang dikirim. Selain itu, tulis juga dengan lengkap harga tiap produk dan total harga yang harus dibayarkan.

  1. Ketentuan Pembayaran

Di bagian bawah invoice, terdapat ketentuan pembayaran. Di sini ditulis informasi mengenai batas tanggal pembayaran serta metode pembayaran yang disepakati antara penjual dan pembeli.

Cara Mudah Membuat Invoice adalah

Saat ini, pelaku bisnis sudah dimudahkan dengan adanya teknologi. Jika dulu pembuatan invoice dilakukan secara manual, maka kini dapat dibuat dengan menggunakan software. Pembuatan software ini akan memudahkan dalam pembuatan serta input data invoice. Bahkan kelebihan lainnya, dapat mengurangi kesalahan dalam pembuatan invoice.

Semoga artikel ini bermanfaat!

Leave a Comment