Kemajuan Pembayaran dan Manajemen Perubahan

Business handshake of two men demonstrating their agreement to sign agreement or contract between their firms, companies, enterprises Free Photo
Vendor dan pemasok biasanya meminta pembayaran selama masa kontrak. Pada kontrak yang berlangsung selama beberapa bulan, kontraktor akan mengeluarkan biaya yang signifikan dan ingin proyek membayar biaya tersebut sedini mungkin. Daripada menunggu sampai akhir kontrak, jadwal pembayaran biasanya dikembangkan sebagai bagian dari kontrak dan dihubungkan dengan penyelesaian sejumlah pekerjaan atau pencapaian proyek yang ditentukan. Pembayaran ini dilakukan sebelum akhir proyek dan berdasarkan kemajuan pekerjaan disebut pembayaran kemajuan. Misalnya, kontrak mungkin mengembangkan jadwal pembayaran yang membayar desain kurikulum, kemudian pengembangan kurikulum, dan kemudian pembayaran akhir dilakukan setelah kurikulum selesai dan diterima. Dalam hal ini akan ada tiga pembayaran yang dilakukan. Ada sejumlah pekerjaan yang harus diselesaikan, kerangka waktu untuk menyelesaikan pekerjaan itu, dan standar kualitas pekerjaan yang harus dicapai sebelum kontraktor dibayar untuk pekerjaan itu.

Sebagaimana proyek memiliki ruang lingkup pekerjaan yang mendefinisikan apa yang termasuk dalam proyek dan pekerjaan apa yang berada di luar proyek, vendor dan pemasok memiliki ruang lingkup pekerjaan yang menentukan apa yang akan mereka produksi atau suplai ke perusahaan. (Mitra biasanya berbagi lingkup pekerjaan proyek dan mungkin tidak memiliki ruang lingkup pekerjaan yang terpisah.) Seringkali perubahan terjadi pada proyek yang memerlukan perubahan dalam lingkup pekerjaan kontraktor. Bagaimana perubahan ini akan dikelola selama umur proyek biasanya didokumentasikan dalam kontrak. Menangkap perubahan ini lebih awal, mendokumentasikan apa yang berubah dan bagaimana perubahan tersebut berdampak pada kontrak, dan mengembangkan urutan perubahan (perubahan pada kontrak) adalah penting untuk mempertahankan kemajuan proyek. Konflik di antara anggota tim dapat muncul ketika perubahan tidak didokumentasikan atau ketika tim tidak dapat menyetujui perubahan tersebut.

Proses Procurement management
Siklus Procurement management proyek mencerminkan aktivitas Procurement management mulai dari keputusan untuk membeli bahan atau jasa hingga pembayaran tagihan dan penutupan kontrak Procurement management.

Rencana pembelian
Setelah keputusan dibuat untuk membeli barang atau jasa outsourcing, tim Procurement management mengembangkan rencana yang meliputi:

Memilih hubungan yang sesuai dan pendekatan kontrak untuk setiap jenis barang yang dibeli atau layanan yang dialihdayakan
Mempersiapkan permintaan penawaran (RFQ) dan permintaan proposal (RFP) dan mengevaluasi peluang kemitraan
Mengevaluasi RFQ, RFP, dan kemitraan
Pemberian dan penandatanganan kontrak
Mengelola kualitas dan kinerja tepat waktu
Mengelola perubahan kontrak
Menutup kontrak
Bergantung pada tingkat kompleksitas proyek, setiap langkah ini dapat memakan waktu berjam-jam atau terkadang berminggu-minggu untuk diselesaikan. Masing-masing langkah ini juga termasuk dalam jadwal induk proyek. Waktu yang terlibat dalam siklus Procurement management dapat memengaruhi penjadwalan aktivitas kritis, termasuk keputusan untuk melakukan sendiri pekerjaan atau mengontrakkan pekerjaan kepada orang lain. Tanggal penyerahan peralatan dan material serta tanggal penyelesaian pekerjaan untuk pekerjaan kontrak ditempatkan pada jadwal proyek. Setiap aktivitas Procurement management yang membuat proyek tertunda atau jatuh pada jalur kritis proyek mungkin memerlukan perhatian khusus.